Zeiterfassung für Selbstständige
Die Grundlage jeder Kalkulation

Die Basis einer jeden Angebotskalkulation bildet sich grundlegend aus den Komponenten Zeitbedarf, Materialeinsatz und dem gewissen Bauchgefühl. Da das Wissen über diese Komponenten jedoch – gerade in der Anfangszeit einer Selbständigkeit – lediglich auf groben Daten beruht, möchte ich euch heut ein Gadget vorstellen, mit welchem ihr Dank wenig Mehraufwand deutlich genauere Aussagen hinsichtlich des Zeitbedarfes treffen könnt. Wenn nämlich klar ist, für welche Tätigkeiten ich meine tägliche Arbeitszeit investiere, kann dieses Wissen das richtige Bepreisen meiner Produkte und/ oder Dienstleistungen deutlich fördern.

Eine exakte Art der Zeiterfassung kann durch das kleine Gadget ZEI° von Timeular im Handumdrehen – im wahrsten Sinne des Wortes – realisiert werden. Egal ob Telefonanruf von Kunde A, kurz mal eine Mail beantworten für Kunde B oder nebenbei schon die Ware für einen bestimmten Auftrag X anfordern. Der kleine weiße Würfel von Timeular misst die Zeit und stellt alles transparent in ansprechenden Grafiken, entweder per App oder per Desktop-Programm, am Ende des Tages dar. So kann man immer genau erkennen, wie viel Zeit welcher Auftrag in Anspruch genommen hat und dies mit Angebot und Ausgangsrechnung abstimmen.

Rein technisch gesehen ist der achtseitige ZEI°-Würfel ein Bluetooth-Gerät, welches erkennt, welche Seite des Würfels gerade nach oben zeigt. Die jeweiligen Seiten des Würfels sind entweder mit einer Tätigkeit, einem Kunden oder einem Projekt verknüpft. Über Aufkleber oder den mitgelieferten Stift können die Seiten individuell beschriftet werden. Also wenn nun beispielsweise ein Telefonat in einem Auftrag dazwischen kommt, wird der Würfel fix gedreht und die Zeit für das Telefonat wird erfasst. Ist das Telefonat beendet, dreht man den Würfel wieder auf das Projekt, mit welchem man eben noch beschäftigt war. Das klingt erst einmal ziemlich aufwändig, ist aber in der Anwendung schnell gemacht. Schon nach kürzester Zeit kann man aus seinen verschiedenen täglichen Aufgaben zahlreiche Schlüsse ziehen. Wie viel Zeit unter anderem für administrative Dinge ‘auf der Strecke’ bleibt und welche Arbeitszeit direkt für bestimmte Aufträge anrechenbar ist. Daraus lässt sich dann – mit Hilfe einer BWA und den dazugehörigen Ein- und Ausgangsrechnungen – der genaue Stundensatz für Angebote errechnen.

Die Daten können auch bequem als Csv-Datei exportiert oder mit Management-Tools wie iCal, JIRA oder toggle verknüpft werden. Eine API zur bequemen Software-Kommunikation steht auch zur Verfügung.

Das Gadget zur Zeiterfassung kann über die Herstellerseite für etwa 100 € erworben werden. Das klingt für solch ein kleines Gerät erst einmal recht teuer, ist aber in der Anwendung jeden Cent wert.

Die einzigen Nachteile, die uns beim Umgang mit dem neuen Gerät aufgefallen sind, findet ihr hier:
– nur 8 Seiten zur Erfassung (Dienstleistungen oder Produkte müssen ggf. zusammengefasst werden)
– Keine Teamfunktion mit mehreren Würfeln
– Fehlende Kompatibilität mit Trello oder Adana

Keine Sorge! Dies ist kein Affiliate Link und dieser Blogeintrag soll nicht als Werbung wahrgenommen werden, sondern als Hilfestellung. 🙂